Основные этапы и алгоритмы
Алгоритм бронирования номерного фонда для размещения участников мероприятия, проводимого на основании изданного приказа ДВФУ «О проведении мероприятия»:|
Шаг 1. |
- Включение мероприятия в график мероприятий ДВФУ, планируемых на очередной год с указанием потребности гостиничного размещения; - предварительное уточнение наличия свободного номерного фонда в требуемый период для размещения участников мероприятий в отделе гостиничного сервиса департамента гостиничной деятельности посредством корпоративной почты сотрудников отдела, общей электронной почты hotel@dvfu.ru или телефонного обращения 265-24-24 (доб. 1052). |
|
Шаг 2. |
Предварительное бронирование номеров с необходимыми пожеланиями в отделе гостиничного сервиса департамента гостиничной деятельности. |
|
Шаг 3. |
Согласование Приказа в СЭД «DIRECTUM» с включением гостиничного размещения по тарифу в соответствии с приказами ДВФУ О стоимости размещения в гостиничном комплексе кампуса ДВФУ на о. Русский (гостиничные корпуса 1-5).
|
|
Шаг 4. |
За 5 рабочих дней до планируемой даты заезда направление заявки по форме (Приложение 1) и утвержденного приказа ДВФУ «О проведении мероприятия», на общую электронную почту отдела гостиничного сервиса департамента гостиничной деятельности hotel@dvfu.ru. |
|
Шаг 5. |
Взаимодействие с ответственным менеджером отдела гостиничного сервиса департамента гостиничной деятельности по организационным вопросам гостиничного размещения гостей (участников мероприятия). |
|
Шаг 1. |
Командированный сотрудник/ответственный за его размещение предварительно уточняет наличие свободного номерного фонда в требуемый период в отделе гостиничного сервиса департамента гостиничной деятельности посредством корпоративной почты сотрудников отдела, общей электронной почты hotel@dvfu.ru или телефонного обращения 265-24-24 (доб. 1052). |
|
Шаг 2. |
Заполнение и направление формы заявки (Приложение №1) на размещение и согласованного приказа о командировке сотрудника (если приказ на согласование, то направление проекта приказа (ИД задачи в СЭД «DIRECTUM») на общую электронную почту отдела гостиничного сервиса департамента гостиничной деятельности hotel@dvfu.ru или корпоративную почту сотрудников.
|
|
Шаг 3. |
Ответным письмом менеджер отдела гостиничного сервиса департамента гостиничной деятельности направляет информацию о бронировании номера для командированного сотрудника университета.
|
|
Шаг 4. |
При размещении в гостиничном корпусе командированный сотрудник оплачивает свое проживание в установленном порядке (договор ОТЕЛЬ) и предоставляет чек об оплате администратору на стойке ресепшен.
|
|
Шаг 5. |
Если совместно с заявкой был направлен проект приказа о командировке, то в ОБЯЗАТЕЛЬНОМ порядке после согласования приказа необходимо направить на общую электронную почту отдела гостиничного сервиса департамента гостиничной деятельности hotel@dvfu.ru скан-копию приказа о командировке сотрудника.
|
Форма заявки на размещение