Важная информация
Оплата услуг гостиничного комплекса ДВФУ (гостиничные корпуса 1-5) за счет ЦФО структурного подразделения ДВФУ
|
В каких ситуациях требуется |
Оплата за проживание гостей производится из средств ЦФО структурного подразделения |
|
Получатель |
Руководитель структурного подразделения или уполномоченное им лицо – ответственное за размещения гостей. |
|
Сроки исполнения |
Не менее 3 рабочих дней с момента выезда гостей из гостиничных корпусов |
|
Основания для отказа в исполнении |
-Отсутствие согласованного приказа; - не согласована смета к приказу; - не хватает денежных средств согласованных в смете к Приказу о проведении мероприятия. |
|
Ответственный |
- Ответственный организатор мероприятия согласно приказу о проведении мероприятия; - ответственный менеджер отдела гостиничного сервиса. |
|
Участники |
- Ответственный организатор мероприятия согласно приказу о проведении мероприятия; - ответственный менеджер отдела гостиничного сервиса. |
|
Курирующий руководитель |
Директор Департамента гостиничной деятельности Скрыльникова Е.М. (доб. 1131). |
|
Способ получения |
Алгоритм оплаты услуг гостиничного комплекса ДВФУ (гостиничные корпуса 1-5) за счет ЦФО структурного подразделения ДВФУ
|
№ |
ЦФО структурного подразделения (Межсметный перевод) |
ЦФО структурного подразделения ВЦС, Грант и т.п. (выставление закрывающих документов АКТ, Счет-фактура, счет) |
|
Шаг 1 |
Ответственному по приказу, в котором оплата гостей производится за счет ЦФО СП необходимо предоставить в отдел гостиничного сервиса один из следующих документов на гостей, указанных в заявке: - заключенный договор ГПХ (возмездного оказания услуг) + информация по форме (Приложение 2); - заключенный договор ГПХ (безвозмездного оказания услуг); - если договор ГПХ не заключался, то предоставить информацию по форме (Приложение 2).
|
|
|
Шаг 2 |
Согласование и подписание Отчета о проживающих гостях по форме (Приложение 3) за счет ЦФО СП в течении 3-х рабочих дней после выезда гостей.
|
|
|
Шаг 3 |
Ответственный сотрудник СП запускает служебную записку в СЭД «DIRECTUM» по маршруту Ф1 (Финансовая деятельность) для межсметного перевода за гостиничные услуги на основании подписанного отчета (Приложение 3). ЦФО – Гостиничный комплекс 1-5 Распорядитель бюджета – проректор по управлению кампусом |
- Ответственный менеджер отдела гостиничного сервиса на основании подписанного Отчета готовит закрывающие документы (Акт об оказании услуг, счет, счет-фактура); - ответственный сотрудник СП подписывает Акт об оказании услуг и запускает оплату через 1С. |
Форма данных по гостям Форма Отчет о проживающих гостяхВажная информация!
В случае оплаты за проживание гостей (участников мероприятий) за счет средств сторонней организации (оператор размещения), необходимо данное условие отразить в Приказе о проведении мероприятия и за 14 дней до даты заезда гостей уведомить отдел гостиничного сервиса Департамент гостиничной деятельности об оформлении правоотношений с организацией-плательщиком для последующего исполнения обязательств по оплате за оказанные гостиничные услуги.