Основные этапы и алгоритмы
Подготовка корреспонденции к отправке Почтой России
Версия для печати
Шаг 1. Отправка документов Почтой осуществляется в Отделе документационного обеспечения Управления делами (каб. В 361, вн. тел. 1022, 2408, 1163) 2 раза в неделю (среда, пятница).
Шаг 2. Ответственные сотрудники подразделений готовят корреспонденцию к отправке через Личный кабинет АО «Почта России», инструкцию по доступу (см. версию для печати) получают в Управлении делами.
Шаг 3. Приносить корреспонденцию для передачи курьеру АО «Почта России» необходимо за день до отправки.
Шаг 4. Готовые партии почтовой корреспонденции необходимо складывать по порядку согласно списку в реестре. Реестры з/корреспонденции оформлять в 3-х экземплярах, реестры простых писем - в 2-х экземплярах. Формы реестров приведены в версии для печати.
Подготовка корреспонденции к отправке экспресс-почтой
Версия для печати
Шаг 1. Инициатор отправки документов/грузов экспресс-почтой подготавливает служебную записку с обоснованием необходимости отправки экспресс-почтой, с указанием названия организации, адресом и контактами получателя, указывает сумму отправки, предварительно уточнив в Отделе документационного обеспечения Управления делами (каб. В 361, вн. тел. 1149, 2408) стоимость отправки, подписывает распорядителем бюджета/руководителем подразделения.
Шаг 2. Инициатор/ответственный по закупкам подразделения направляет заявку на отправку документов/грузов экспресс-почтой на согласование в системе «1С: УФО» в порядке, установленном для подачи заявок на внутреннее потребление, обязательно вкладывает в задачу служебную записку с данными по отправке.
Шаг 3. После положительного согласования в системе «1С: УФО» инициатор отправки документов/грузов экспресс-почтой обращается в Управление делами с просьбой вызвать курьера и предоставляет документы/груз в каб. В 361.
Шаг 4. Сотрудник принимает заявку, с/записку и документы/груз для отправки, проверяет правильность адреса, контактные данные получателя и отправителя, заполняет накладную и вызывает по телефону курьера компании, с которой заключен договор на экспресс-отправку грузов в тот же день.