Этапы цифровизации ДВФУ: шаг четвертый — электронное портфолио и закупки

30 июня 2021 - Новости ДВФУ

Цифровая трансформация всех сфер жизнедеятельности — одна из основных задач, поставленных Президентом Российской Федерации Владимиром Путиным на ближайшее десятилетие. Первоначальная цифровизация бюджетных процессов Дальневосточного федерального университета позволила сделать следующий важный шаг — организовать в электронной среде прозрачную и эффективную систему закупок и контроля расходов, а также создать систему портфолио студентов.

В 2019 году специалисты ДВФУ создали Личный кабинет для сотрудников и учащихся вуза «Мой универ» и внедрили электронную зачетную книжку. Параллельно в этот период продолжалась работа над цифровизацией управленческих процессов в университете. Ранее, в 2018 году, был запущен первый общеуниверситетский проект «Командировки», который полностью перевел процесс оформления командировок в цифровую среду. В 2019 году аналогичный процесс был внедрен в области инициации закупок.

Предварительно в 2018 году была запущена система планирования закупок как часть плана финансово-хозяйственной деятельности вуза — необходимо было выделять бюджеты и планировать на их основании расходы.

«Нужно было в целом понять, что покупает университет, оценить целесообразность, эффективность закупок на момент их планирования. Важно было, чтобы подразделения ДВФУ изначально видели объемы выделенного бюджета, могли сориентироваться, что могут закупить, и спланировать свою хозяйственную деятельность на весь год. Весь университет вошел в подсистему закупок в системе Управления финансами организации, все внесли свои поквартальные планы закупок. И в 2019 году мы запустили систему инициации закупок», — рассказывает проректор по цифровой трансформации Николай Заривной.

Ранее закупки происходили хаотично, часто — по факту текущей потребности, что приводило к высоким издержкам. С внедрением системы инициации подразделения вуза стали планировать закупки заранее. Сейчас сотрудник запускает процесс, и система оценивает его по различным критериям, в том числе определяет, запланирована ли была конкретная закупка, позволяет ли ее осуществить текущий бюджет. Кроме того, она требует от инициатора определенного набора документов и информации на входе, чтобы запустить процесс. В противном случае, если на каком-то этапе пропущен документ, система не позволит завершить процедуру закупки и оплатить ее.

В итоге руководство вуза получило прозрачный и эффективный инструмент для принятия управленческих решений. Система позволила распределить бюджеты по конкретным статьям закупок и снять значительную часть нагрузки с контролирующих подразделений, которые следят за соответствием закупок и бюджета.

Кроме того, университеты по закону обязаны в кратчайшие сроки предоставлять на федеральные площадки всю информацию о закупках и подтверждающие их документы. Система инициации закупок ДВФУ позволяет оперативно решать этот вопрос, так как на выходе есть все необходимые для этого данные.

«С одной стороны, система заставила все подразделения более грамотно и ответственно подходить к планированию закупок. С другой стороны, она позволила нам планировать деятельность всего университета на год вперед, а подразделениям — увидеть свою нагрузку и бюджеты и распределить их на определенный период. Также повысилась прозрачность информации для аудиторских проверок — в системе можно отследить всю цепочку процесса закупки, увидеть, на что будет потрачен конкретный рубль от Министерства образования РФ», — отмечает Николай Заривной.

В 2019 году ДВФУ проходил очередную аккредитацию, и одним из ее требований тогда стало наличие цифровых портфолио обучающихся. На базе данных из 1С: Университет и Личного кабинета специалисты ДВФУ создали проект в образовательном блоке — студенческое портфолио.

Это своего рода цифровое резюме, содержащее данные о том, где студент учился до ДВФУ и что изучает в вузе. Кроме того, в портфолио есть информация о достижениях обучающегося, отражена вся его внутриуниверситетская деятельность. Сам студент может подать заявку на редактирование портфолио — например, на добавление данных о внеучебной активности: участие в мероприятиях, написание научных работ и статей вне университета и прочее. Учащийся через Личный кабинет вносит данные, которые поступают в 1С: Университет, далее их проверяет учебный блок. Если информация подтверждается, то портфолио обновляется.

В итоге университет имеет полноценный документ со всей необходимой информацией о студенте. Учащийся может получить ссылку на него, сделать ее внешней и предоставлять как свое резюме.

Вытекающим большим проектом стало создание витрины вакансий и в целом цифровизация конкурса преподавателей на вакантную должность. Ранее процесс происходил в бумажном виде: преподаватели подавали резюме, где чаще всего в свободной форме описывали свою деятельность, указывали статьи, научные публикации, образовательные продукты, стаж. В этом случае вставал вопрос разрозненности и значительного объема информации, которая поступала на рассмотрение комиссии, принимавшей решение о замещении должностей профессорско-преподавательского состава.

Поэтому специалисты вуза создали на сайте ДВФУ витрину вакансий. Теперь любой преподаватель из любой точки мира имеет возможность просмотреть перечень свободных ставок, существующие для них оценочные показатели и подать свое цифровое портфолио на замещение должности.

«На рынке кадров есть проблема — непрозрачность информации. И одна из основных задач ДВФУ — привнести «свежую кровь», привлечь на работу молодежь из регионов. В образовании важен момент обмена знаниями. Когда в вузе постоянно работают одни и те же преподаватели, не происходит ротации, возникает застой. Но научная мысль появляется в диалоге с новыми людьми. И чтобы обеспечить этот процесс, важно давать сигналы внешнему миру: молодым преподавателям, ученым из других регионов», — рассказывает Николай Заривной.

Система создает витрину вакансий, где размещены четкие требования к соискателям и возможности, которые предоставляет вуз преподавателям. Это, по словам проректора, решает две задачи: показывает преимущества работы в ДВФУ и способствует объективному выбору лучшего претендента на должность с помощью цифрового резюме.

Без системы собрать портфолио и параметризировать их было достаточно сложно. Теперь же, с появлением витрины вакансий и возможности заполнить цифровое портфолио на сайте, сами преподаватели указывают требуемые данные, в том числе свои научные публикации, образовательные продукты, нагрузку за последние семестры. Далее эта информация поступает в 1С: Университет, где ранжируется. Система распознает, какие блоки заполнены, и направляет портфолио для оценки на нескольких этапах. Так, например, научный блок отдельно оценивает часть портфолио, которое относится к науке, образовательный блок — к образованию, заведующий кафедрой и директор школы оценивают раздел с образовательными продуктами преподавателя, кадры — его трудовой стаж.

При этом в процессе анализа система может отсеять ряд портфолио по ключевым параметрам, разослав соответствующие уведомления. Кроме того, сами соискатели могут дополнить портфолио или, заметив ошибку, сообщить о ней.

Таким образом, система принимает информацию, управляет ею и перенаправляет в различные Школы ДВФУ в зависимости от вакантной должности и специализации соискателя. В итоге после оценки на каждом этапе формируется матрица, по которой определяется средний параметр портфолио, и оно передается на комиссию, которая принимает итоговое решение.

При этом конкурс на должность проводится на основе реальной потребности вуза — предварительно была сформирована нагрузка, и система отображает вакантные должности. С цифровизацией конкурса на место активизировалась ротация кадров, у преподавателей появилась возможность занимать другие вакантные ставки, а сам процесс выбора преподавателя на место стал более прозрачным и объективным.

Таким образом, 2019 год был отмечен важными вехами в цифровизации образовательного и управленческого процессов в ДВФУ. Было создано цифровое портфолио учащихся, которое включило в себя все сведения об учебной и внеучебной активности студентов, а процедура проведения конкурса на место преподавателя была переведена в цифровую среду. Соискатели получили возможность заполнять портфолио на сайте вуза, и система позволила корректно и поэтапно оценивать их перед передачей комиссии. Кроме того, была создана система инициации закупок, которая сократила издержки, позволила повысить эффективность планирования и упростила контроль за соответствием закупки и бюджета.

Об этапах цифровизации ДВФУ читайте также: