Этапы цифровизации ДВФУ: шаг первый — трансформация бюджетных процессов

Цифровая трансформация всех сфер жизнедеятельности — одна из основных задач, поставленных Президентом Российской Федерации Владимиром Путиным на ближайшее десятилетие. Дальневосточный федеральный университет включился в эту работу еще в 2016 году, что позволило добиться цифровизации значительного объема процессов в вузе. Создана масштабная информационная система, где координируются большинство задач и процессов всех подразделений университета. Наиболее показательно эффективная работа IT-специалистов в сотрудничестве с образовательным блоком ДВФУ проявилась в виде быстрого и успешного перевода учебных процессов в цифровую среду в апреле пандемийного 2020 года.

В университете создана единая система пропусков, которые позволяют попасть в учебные, жилые и административные здания. Они заказываются и оформляются через сайт ДВФУ или мобильное приложение для сотрудников и студентов. Пропуски предъявляются в электронном виде или в максимально привычном формате пластиковой карты с фотографией и QR-кодом и заметно ускоряют идентификацию при въезде в кампус на автомобиле и при входе в корпус.

Создано глобальное электронное расписание, значительно упростившее интеграцию образовательного процесса в электронные среды. Для этого были созданы «комнаты» для онлайн-занятий, доступ в которые осуществлялся по ссылкам из расписания в Личном кабинете. При этом доступ к онлайн-парам имеют и сотрудники образовательного блока, контролирующие качество образования. Сейчас вуз вернулся к очным занятиям, но студенты на своем мобильном устройстве могут в реальном времени слушать лекции и получать информацию об организационных моментах.

Запущены разнообразные мобильные приложения и сервисы. Для абитуриентов создана возможность подать документы на обучение в ДВФУ через мобильное приложение и там же в реальном времени отследить свои шансы на поступление. Первокурсники также могут решить вопросы заселения в кампус и распределения через Личный кабинет, где есть возможность подписать необходимые бланки. Система в свою очередь оповещает о датах и времени заселения или получения нужного документа.

Кроме того, в Личном кабинете отображается расписание занятий, успеваемость студента и график экзаменов. Результаты экзаменов фиксируются в электронной зачетной книжке. Также предусмотрена возможность проведения государственной итоговой аттестации в цифровой среде под контролем комиссии, секретаря и системы прокторинга. Все студенты ДВФУ имеют цифровое портфолио — аналог резюме с указанными достижениями, интересами и местами учебы.

Для преподавателей в Личном кабинете предусмотрена возможность заранее бронировать подходящую им аудиторию, отслеживать учебную нагрузку, видеть расчет заработной платы, фиксировать работу студентов на занятиях и демонстрировать свой образовательный продукт. Последнее позволяет им претендовать на новые ставки, а вузу дает возможность отслеживать качество их работы и сравнивать с другими претендентами на место. Конкурс по замещению должности профессорско-преподавательского состава также проводится в электронном виде: на сайте размещена витрина вакансий, где доступна информация об условиях и требованиях к соискателю. Претендент на место имеет возможность заполнить цифровое портфолио. Такая система обеспечивает прозрачность процедуры конкурса.

В ДВФУ разработан электронный аналог МФЦ — «Единое окно», позволяющее решать значительную часть вопросов проживания или работы в кампусе. Студенты и сотрудники университета сегодня пользуются простой электронной подписью, что упрощает документооборот на фоне пандемии.

Создана единая цифровая система распределения финансовых потоков. Она автоматизирует все финансовые процессы, в том числе планирование бюджетов, процедуры закупок, оформление командировок. Пользователь посылает запрос, и система, используя ранее интегрированные данные о лимитах бюджета, планах, нагрузке преподавателей, числе контингента и прочем, принимает решение и переадресует его в профильные подсистемы. «Решающие» подписи ставятся управляющим персоналом в мобильном приложении. Сотрудники имеют возможность отследить там же необходимые для принятия решения параметры: отработку часов преподавателями, статус оформления командировки и прочие.

Таким образом, сегодня почти все студенты и сотрудники ДВФУ могут решать свои задачи, используя мобильные приложения. При этом в университете, где свыше 5 тысяч работников, девять Школ и свыше 100 кафедр, до 2016 года не было единой информационной системы, которая обеспечивала бы достоверность, качество данных, их корректный объем и движение бизнес-процессов.

Первая основная задача, которую ставило руководство университета, заключалась в прозрачном и эффективном распределении поступающих на обучение студентов средств по разным статьям: зарплатным, материального обеспечения, коммунальных расходов. Такая система была создана своими силами, на первоначальном этапе — за счет подрядной организации. Впоследствии эта команда стала частью IT-подразделения в университете.

«РФО стал первым базовым инструментом для оценки рентабельности образовательных программ, деятельности школ и работы их штатов. Система заложила основу для реформ, нацеленных на повышение качества образования и оптимизацию процессов в университете, повышение уровня администрирования образовательного процесса», — отмечает Николай Заривной.

РФО была запущена в 2016 году, дав возможность подсчитать первые бюджеты. Вторую половину года специалисты занимались апробацией системы, расчетами, выверкой данных. В дальнейшем она стала основой для индивидуального решения к 1С:Университет. На базе типового решения семейства 1С весь функционал, необходимый для расчета финансирования, и другие модули, например, индивидуальные планы для преподавателей на основании нагрузки, в итоге перенесли в глобальную систему.

В 2017 году команда начала разработку системы финансового учета — Управление финансами организации (УФО). Было принято решение проектировать отдельную систему, чтобы исключить избыточные риски для других модулей и не затрагивать работу пользователей. Архитектура системы была выстроена так, что сейчас она является управленческим ядром и с помощью интерфейсов коммуницирует с другими системами, необходимыми для ее процессов — зарплатной, бухгалтерской, 1С:Университет. В УФО содержится информация о планах и закупках. Любой запускаемый внутри административного аппарата процесс инициируется из УФО, а все остальные системы являются ее фронтом — например, личный кабинет, с помощью которого можно запустить процесс, либо бэком — к примеру, отражение операции выплаты зарплаты.

В течение 2017 года специалисты ДВФУ разрабатывали систему УФО для выполнения операций по планированию и исполнению бюджетов, а также формированию регламентированной отчетности — плана финансово-хозяйственной деятельности вуза, который предоставляется в Министерство науки и высшего образования РФ. УФО была внедрена, и университет получил корневую финансовую систему, на основе которой далее создавались другие сервисы. Одним из них стал первый общеуниверситетский проект «Командировки».

Ранее в ДВФУ остро стоял вопрос административного процесса оформления командировок. В лучшем случае он занимал неделю, в худшем — до месяца-двух. Это объяснялось в том числе большим объемом документов, непрозрачными правилами заполнения бланков и затрудненным доступом к ним. Также отмечался фактор утери документов в процессе передачи между отделами.

Для решения этих вопросов в марте 2018 года на базе УФО была запущена новая система «Командировки», где все документы оформлялись в электронном виде, что оптимизировало их количество и минимизировало число бумаг на выходе. В системе распорядители бюджетов, основываясь на данных из УФО, имели доступ к информации о доступных на командировку средствах, и подтверждали, что их можно направить на эти цели. Далее финансово-аналитическое управление и кадровая служба получали в системе уведомление о согласованной инициативе с выделенными на нее средствами и начинали подготовку соответствующих документов. В итоге срок оформления командировки сократился до 1-7 дней.

Проект «Командировки» затронул весь университет. В системе каждый сотрудник получил возможность не только видеть свои командировки, но и отслеживать процесс согласования и оформления поездки, а также влиять на него в режиме реального времени. На основании продуманной архитектуры этого сервиса создавали и другие. 

«В идеале мы стремились в будущем перейти к самодостаточной системе, в которой участие пользователя как оператора системы не требуется. Она обладает всей необходимой информацией для принятия решения. Участвует только пользователь как потребитель сервиса — обращается с инициативой и получает результат. К этой глобальной идее университет и идет», — отмечает Николай Заривной.

Далее специалисты ДВФУ создали мобильное приложение к системе УФО. Изначально его основным потребителем был проректор по экономике и финансам — с телефона своей подписью он согласовывает инициативу, после этого начинается процесс оформления документов. Одной из первых функций этого мобильного приложения стало согласование командировок: на гаджет приходит push-уведомление о необходимости подписания приказа, открывается доступ к смете и возможности утвердить запрос. Сегодня значительная часть управляющего персонала университета пользуется приложением УФО — это серьезно повысило скорость согласования внутренних административных и управленческих процессов.

Таким образом, в 2016-2018 годы в университете была создана базовая финансовая система, которая позволила корректно и прозрачно распределять бюджеты и контролировать их исполнение, а также был внедрен первый общеуниверситетский проект «Командировки» — он перевел всю процедуру оформления документации в цифровую среду. Кроме того, был заложен фундамент единой образовательной системы — внедрена базовая функциональность 1С: Университет, а специалисты подсчитали и перевели в электронную среду нагрузку на кафедры и расписание занятий. 

Об этапах цифровизации ДВФУ читайте также:

• шаг первый — трансформация бюджетных процессов;
• шаг второй — трансформация образовательной деятельности;
• шаг третий — электронные сервисы для студента;
• шаг четвертый — электронное портфолио и закупки;
• шаг пятый — электронное поступление;
• шаг шестой ― повышение доступности университета в электронной среде;
• шаг седьмой — сдача госэкзаменов онлайн.

Пресс-служба ДВФУ,
press@dvfu.ru