Этапы цифровизации ДВФУ: шаг третий — электронный сервис для студентов

Цифровая трансформация всех сфер жизнедеятельности — одна из основных задач, поставленных Президентом Российской Федерации Владимиром Путиным на ближайшее десятилетие. Одним из наиболее заметных для внешнего пользователя аспектов цифровизации в Дальневосточном федеральном университете (ДВФУ) стало создание удобного личного кабинета и мобильного приложения для студентов. Разработанное онлайн-решение дало им возможность не только следить за учебным расписанием и личной успеваемостью, но и перевести в электронную среду практически все взаимодействие с университетскими службами.

В 2018 году специалистами ДВФУ были скоординированы все образовательные аспекты деятельности вуза в единой электронной системе на базе 1С: Университет. Она является бэком — «скелетом», который позволяет управлять текущими процессами. При этом оставалось «слабое место» — фронт. Стояла потребность в разработке быстродоступной и удобной среды, которая позволила бы пользоваться сервисом, в том числе его услугами, получать обратную связь, быстро коммуницировать с Университетом и внутри него.

Ранее в вузе существовала подобная программа — личный кабинет, но она была артефактной, с узким набором функций. Ее архитектура не удовлетворяла потребностям масштабирования единой электронной системы. Развивать эту программу было нецелесообразно и дорого, поэтому в сентябре 2018 года руководством ДВФУ была поставлена задача по реинжинирингу процесса и созданию платформы, на основе которой можно было бы развивать все имеющиеся сервисы. 

«Такую платформу нужно было создать, чтобы студент мог легко посмотреть свою зачетную книжку, сотрудник — расчетную ведомость, все участники процесса — получить доступ к расписанию. Информация при этом должна быть быстродоступна, корректна, понятна и проста в использовании.  Поэтому в конце 2018 года специалисты начали разработку нового личного кабинета с новым названием, новой концепцией, с виджетами и возможностью коммуницировать», — рассказывает проректор по цифровой трансформации ДВФУ Николай Заривной.

Одной из целей создания нового личного кабинета было предоставление доступа к основным сервисам, необходимым студентам и сотрудникам вуза, — расписанию, зачетным книжкам, ведомостям. В итоге в январе 2019 года был создан Личный кабинет с системой авторизации и продуманной архитектурой, его назвали «Мой Универ». 

В вузе возрождена и активно развивается балльно-рейтинговая система. В Личном кабинете учащийся может отследить, сколько баллов он заработал, претендует ли на автоматический зачет и конкретную оценку. Чтобы обеспечить систему этой информацией, преподаватель вносит в нее установленные им показатели: посещаемость, активность студента на паре и так далее. В итоге обе стороны — и учащиеся, и профессорско-преподавательский состав — стали активными участниками процесса, в том числе потому, что студент заинтересован в отслеживании успеваемости в Личном кабинете — от нее зависит возможность проживания в кампусе. 

«Эта среда — «Мой Универ» — позволяет всем участникам процесса получать информацию о том, какие данные необходимо вносить, видеть свои позиции в рейтинге, средний студенческий балл и зачетную книжку — с 2019 года ее перевели в электронный формат», — отмечает проректор.

В начале 2019 года специалисты ДВФУ внедрили электронные зачетки, и уже в сентябре первый курс начал обучение с ними.

Электронная зачетная книжка формировалась автоматически на основе ранее собранного массива данных: нагрузки и корректного, согласованного со всеми подразделениями расписания. Система указывает, экзамен по какому предмету и когда должен быть сдан, а преподаватель проставляет в ней оценки, либо они выставляются автоматически, если студент заработал их в балльно-рейтинговой системе.

Контролирующим звеном в части корректности информации в «Моем Универе» в том числе являются и сами студенты. Возможность учащегося обратиться в образовательный блок в случае указания в зачетной книжке, например, неверного номера группы или перечня экзаменов, мотивирует ответственных сотрудников вносить в систему максимально корректную информацию.

Ранее коммуникация университета со студентом осуществлялась через администратора его образовательной программы, часто — через электронную почту, что по факту затрудняло возможность одномоментного оповещения значительного числа учащихся персональной информацией — о направлении обучения, о мероприятиях конкретной учебной группы и так далее. С созданием Личного кабинета «Мой Универ» появилась возможность централизованной рассылки сообщений определённой группе студентов — например, система может пригласить в назначенное время на лекцию всех, у кого есть задолженности по конкретному предмету. Она сама оценивает проблематику: документы - от учебных до бухгалтерских, данные балльно-рейтинговой системы, информацию о прогулах. Далее система через Личный кабинет сама отправляет сообщения нужным адресатам.

На основе такого сервиса в ДВФУ также была решена глобальная проблема, с которой сотрудники вуза ранее сталкивались каждый год, — проблема быстрого заселения значительного числа студентов в кампус в сентябре.

«Каждый год 15 сентября ДВФУ заканчивает проведение Восточного экономического форума и превращается из площадки этого мероприятия в университет. За неделю необходимо расселить по комнатам и выдать пропуска 10 тысячам прибывших студентов — то есть идентифицировать их и зарегистрировать. Это невероятно сложная логистическая задача. Например, в 2016 году все 10 тысяч человек приехали на заселение единовременно — стояли, как на митинге. Расселить такое количество студентов без электронной платформы — очень трудоемкая и сложная задача. Но сейчас специалисты разработали кейс, позволяющий решить этот вопрос», — рассказывает Заривной.

Для оформления пропуска студентам необходимо сделать цифровую фотографию. Для этого в вузе открывают несколько точек для фото, и система группами приглашает студентов в определенное время и место, чтобы те сфотографировались. Для заселения необходимо решить навигационную задачу — указать студенту корпус для размещения, их в кампусе десяток — и оформить необходимые документы. Сейчас этот процесс серьезно упрощен возможностью подписывать многие из них цифровой подписью в Личном кабинете. Для внутренних документов в университете она равносильна собственноручной подписи. Легитимность подписанного таким образом документа подтверждается в том числе двухфакторной верификацией единой учетной записи в «Моем Универе».

Студент заранее в Личном кабинете знакомится с условиями проживания, правилами пожарной безопасности, подписывает согласие и прибывает в кампус с готовым пакетом документов. При этом система информирует его о месте, дате и времени заселения, необходима только верификация — учащийся предоставляет свой паспорт и получает ключ от комнаты. 

«То есть система распределяет заезд студентов по датам, и единовременно в кампус приезжают уже не 10 тысяч человек — учащиеся прибывают максимально целенаправленно, зная, что в назначенное им время очереди не будет. Поток заселяющихся четко сегментируется по времени и по корпусам, это позволяет исключить образование очередей при заселении», — добавил проректор.

Таким образом, в 2019 году специалистами ДВФУ был создан личный кабинет с системой авторизации «Мой универ», который позволил коммуницировать с единой электронной системой на базе 1С: Университет и пользоваться ее сервисами. В том числе на их основе был создан кейс для логистически эффективного заселения студентов в кампус в начале учебного года. Также в 2019 году была внедрена электронная зачетная книжка.