Этапы цифровизации ДВФУ: шаг второй — трансформация образовательной деятельности

22 июня 2021 - Новости ДВФУ

Цифровая трансформация всех сфер жизнедеятельности — одна из основных задач, поставленных Президентом Российской Федерации Владимиром Путиным на ближайшее десятилетие. Дальневосточному федеральному университету удалось добиться цифровизации значительного объема процессов в вузе, что позволило успешно перевести большинство учебных процессов в цифровую среду в апреле 2020 года. Одним из самых важных этапов стала цифровизация образовательных процессов, позволившая сосредоточить на единой платформы всю необходимую информацию о работе профессорско-преподавательского состава и учебной нагрузке.

Первым этапом цифровой трансформации университета стала разработка специалистами ДВФУ бухгалтерско-экономических систем: Расчета финансового обеспечения (РФО) и Управление финансами организации (УФО), которая стала итоговым решением. Они доказали свою эффективность, и на фоне успеха в этих областях с 2018 года стартует цифровизация других аспектов деятельности университета.

До 2016 года в вузе была заложена электронная образовательная система, но внедрена она была только в двух областях: приемная кампания и движение студентов. Таким образом, система обеспечивала прием учащихся и могла генерировать документы, необходимые для их перевода. При этом остро стоял вопрос о достоверности другого масштабного пласта учебной информации — об учебных планах, нагрузке преподавателей и прочем. Стоимость владения уже готовой системой и ее доработки была ощутима, кроме того, стоял вопрос дефицита кадров в IT-сфере для ее поддержки. Поэтому было решено внедрить типовое решение 1С: Университет, которое интегрировало все внутренние учебные процессы и доказало свою эффективность при работе во многих вузах Российской Федерации.

Одна из ключевых задач для управления учебными процессами в любом вузе — формирование единой электронной базы учебной нагрузки на преподавательский состав. Не решив ее, невозможно ни корректно составить электронное расписание, ни распределить бюджеты между кафедрами, ни внедрить электронные зачетные книжки и ведомости. Кроме того, без нагрузки в электронном формате было бы невозможно запустить дистанционное обучение как полноценный аналог очного учебного процесса. ДВФУ стал одним из немногих университетов, который решил эту задачу.

При этом вуз испытывал потребность в создании электронной витрины образовательных продуктов, на основании данных из которой руководитель образовательных программ мог бы формировать учебные планы, в том числе с привлечением внештатных преподавателей, на основе финансовых возможностей ДВФУ.

Заривной.png

Проректор по цифровой трансформации ДВФУ Николай Заривной

«Была потребность в собранной в единую систему информации об учебных планах образовательных программ, о дисциплинах, читающих их кафедрах и объемах преподавательских часов для их реализации. Ранее все эти сведения были собраны на кафедрах на уровне разрозненных данных в Excel, при этом остро стоял вопрос избыточности данных. Поэтому руководством ДВФУ была поставлена задача получить прозрачную систему, где в том числе можно было бы отслеживать финансовые потоки, чтобы эффективно использовать их в рамках выполнения «дорожной карты» президента по совершенствованию системы оплаты труда преподавателей».

Таким образом, в 2018 году в ДВФУ было внедрено типовое решение 1С: Университет. Для наполнения его данными специалисты начали подсчет нагрузки на преподавательский состав. Прошла масштабная работа с кафедрами и Учебно-методическим управлением вуза.

Учебные планы образовательных программ, в которых для каждой дисциплины указывается читающая ее кафедра, переводятся в часы учебной нагрузки на преподавателей и перенаправляются на соответствующую кафедру. Далее заведующий кафедрой для каждой позиции учебной нагрузки своего подразделения указывает преподавателя, который будет проводить конкретные занятия.

«Заведующие кафедрами начали вносить эту информацию в систему, связанную с другими блоками и вытекающими процессами, — она отражается в расписании, в аттестационных ведомостях и зачетных книжках. Также это был важный момент с точки зрения производственного задания для преподавателей — у них формировался индивидуальный план работы», — отмечает Николай Заривной.

Сам план работы профессорско-преподавательского состава (ППС) включает преподавание и методическую работу, то есть создание образовательного продукта. Например, авторский курс математики — это образовательный продукт, который руководитель образовательных программ может включить в свой учебный план. И в 2018 году в вузе началась реализация глобальной стратегии администрирования образовательного процесса — появилась витрина образовательных продуктов. Таким образом преподавателей замотивировали развивать свои компетенции, делать свои продукты более востребованными для руководителей образовательных программ и интересными для студентов.

В этом ключе был внедрен и набор возможностей по оценке работы преподавателей со стороны учащихся. В Личном кабине студенты могут оценить каждую прослушанную пару по критериям «интересно», «полезно», «понятно», а также дать обратную связь и по ней, указав возникающие проблемы, и по дисциплине в целом. Сейчас такая аналитика собирается управленческим персоналом для анализа работы ППС и качества образования. В том числе она используется для принятия решения в процессе конкурса на вакантные должности ППС: у комиссии, которая оценивает электронное портфолио преподавателя, есть возможность анализировать полученную в результате отзывов студентов информацию.

Также сейчас в разработке специалистов вуза находится идея, согласно которой данная аналитика в виде ряда показателей — качество преподавания дисциплины, рейтинг ППС в относительных величинах — будет отражена на дашбордах и графиках повышения качества образовательных продуктов. В перспективе появится возможность отслеживать прогресс конкретного сотрудника и динамику. Уже запущен процесс сбора данных для реализации такого проекта.

С внедрением 1С:Университет у ДВФУ появилась комплексная система, включающая аспекты всей образовательной деятельности вуза, в том числе приемную кампанию и администрирование учебного процесса, куда входят расписание, нагрузка, обеспечение жизнедеятельности кафедр, движение студенческих кадров. Система стала ядром производства. В 2018 году руководство ДВФУ поставило задачу войти в новый учебный год с первым курсом, чья учебная деятельность полностью оперируется в 1С:Университет. Эта задача была достигнута.

Для эффективной работы 1С:Университет было необходимо внести в нее исторические данные из предыдущей образовательной системы, чтобы все курсы могли пользоваться такими же функциями. В осеннем семестре 2018 года IT-специалисты вуза сделали выгрузку данных по учебным процессам в 1С:Университет и совместно с образовательным блоком выверили и уточнили недостающие показатели. В итоге с 2019 года весь контингент «зашел» в одну общую систему.

Кроме того, в 1С:Университет специалисты ДВФУ внесли, интегрировали и верифицировали все данные о физических лицах из Системы заработной платы и кадрового учёта, где имелось штатное расписание и данные о сотрудниках и местах их работы.

Сегодня 1С:Университет является отправной точкой для многих процессов в ДВФУ. Здесь идет процесс генерации трудовых договоров с преподавателями, в том числе внештатными, и выделения финансирования на их работу. Ранее процесс не регулировался с точки зрения рентабельности и сопровождался большим количеством бумажных документов. Сейчас этот вопрос решен в том числе на основании внедренных данных о нагрузке, рассчитанных и согласованных со всеми Школами ДВФУ.

Ответственный сотрудник оформляет в заявку в 1С:Университет, параметризирует ее, указывая часы, объем, период работы ППС. Далее система предпринимает ряд действий по предварительному согласованию решения: задача перенаправляется в систему электронного документооборота (СЭД) «DIRECTUM», где запускается процесс утверждения договора с преподавателем. В 1С:Университет принимаются решения о возможности распределения конкретного объема выделенных часов лекций привлеченным преподавателям, далее они идут в СЭД. Из 1С:Университет после прохождения этапа в СЭД и получения системой 1С:Университет статуса об этом данные направляются в систему расчета заработной платы. На основе этого процесса формируются данные электронного расписания и зарплатных ведомостей.

Создание единого электронного расписания, урегулированного между всеми подразделениями университета, также стало масштабной задачей для специалистов вуза. Несколько месяцев потребовалось на его запуск в 1С:Университет.

«Нагрузка стала основой для расписания: мы знаем число студентов, направления образования, подсчитаны часы для реализации образовательного процесса, указаны преподаватели. Осталось указать, где и как часто, с какой периодичностью проводить занятия для выполнения образовательного плана. Слаженная работа IT-подразделения и образовательной команды ДВФУ привела к тому, что мы запустили расписание в системе 1С:Университет. В итоге все пройденные этапы дали возможность внедрить и усовершенствовать систему, на основании которой в пандемию в 2020 году удалось за три дня запустить дистанционное образование в университете», — добавляет Николай Заривной.

Таким образом, в 2018 году специалисты вуза внедрили и запустили единую электронную систему на базе 1С: Университет, которая включила все образовательные аспекты деятельности ДВФУ, а также финансовое отражение этих процессов — в последствии система была объединена с РФО. Кроме того, была создана электронная витрина образовательных продуктов и внедрена возможность оценки работы преподавателей со стороны учащихся.

Об этапах цифровизации ДВФУ читайте также: